PREP法とは?話し方を変えるだけで人の印象は大きく変わる!

話す人と、それを聞く人

人に今ある状況を伝えることって簡単なようで結構難しいですよね。要点を絞らずダラダラ話して結局何が言いたいのかわからないし、うまく伝わらないなんてことはよくあることです。

ただ、普段の生活ならまだしも、ビジネスの現場では時間がとても重要。

的を得ない話し方は、相手をイライラさせるだけでなく、仕事ができない奴というレッテルをはられかねません。

今回は「何を言いたいのかよくわからない奴」にならないための話し方として、『PREP法での話し方』について書きたいと思います。

興味のある方はご一読ください。

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【ビジネスでは『話し方』は重要】

かつてのわたしは、頭に浮かんだ事を整理せずに言ってしまうタイプでした。

話すうちに自分でも何を言いたいのか分からなくなる事も多々あり、最終的に人から「で、何が言いのたいの?」と言われる事も。

ただ、学生の時はそれでも何とかなるんですよね。

周りが理解してくれようと協力的ですから。

でも、社会人ともなると、そうは問屋が卸さない。

特に、上司への報告・連絡・相談は、社会人としては必須であり、状況を伝える機会は多くあります。

上司が優しかったのか、半分諦めていったのか、大きな叱責を受けることはありませんでしたが、逆の立場(報告を受ける側)になることで大きな衝撃を受けます。

ん~、わからん・・・

こんなにも伝える事って難しいのか・・・

と。

この経験がきっかけで色々本を読み、話し方が重要である事、『PREP法』が話し方・伝わり方として優れていることが理解できました。

【PREP法とは?】

PREP法とは、だらだらと脈絡なく話すのではなく、話を下記の4つに分けて伝える話法技術です。

1. Point「結論」

2. Reason「理由」

3. Example「事例」

4. Point「結論」

どうでしょうか、この話す順序。

初めてみる人には、少し違和感がある話し方かもしれませんね。

しかし、この話し方、どこかで見たことはありませんか?

そう、欧米人の話し方です。

欧米の人たちは、まず最初に「結論」を持ってくるPREP法に似た話し方をします。

英文の語順を見てもなんとなくわかりますよね。

英語は、主語が最初にきて、その後に「動詞」(結論部分)がきます。

そして、その後に必要に応じて目的語が来たり補語がくる。

例えばこんな感じ。

(例1:目的語)
I   have   a pen.  わたしは持っていますペンを
主語   動詞     目的語

(例2:補語)
I   am   very sad.  わたし〇〇の状態です
主語  be動詞     形容詞     とても悲しいという

日本語と比較すると大きく異なりますね。

「わたしはペンを持っています」、とか「わたしはとても悲しいです」というように、動詞(結論部分)が最後にきますから。

話し上手な人は、PREP法を意識的に使っているのかわかりませんが、欧米人のように最初に結論を持ってくる話し方をします。

最初に結論をアナウンスすることで、聞き手に話を理解しやすいようにするのです。

中でもポイントは、最初に結論を言って、最後にもう1回結論を言う事。

こうすれば、話が多少長くなっても、話者の意図を掴みやすくなります。

【PREP話法の参考例】

実際のシチュエーションがあった方が分かりやすいと思いますので、ちょっとサンプル的なものを作ってみました。

例えばこんなシチュエーション、あなたは上司にどう報告しますか?

状況

あなたは、プリンター販売会社で、電話サポート業務を行っています。

いつもはあまり大きなトラブルはありませんが、今日はユーザーから不具合に関する電話を受電。

いくつか電話で状況を確認したところ、どうやら現場に行って対応しないと難しそうな事がわかりました。

ただ、オンサイト(現場対応)するとなると、上司の許可が必要になってきます。

そこであなたは、状況を上司に説明し、オンサイトの許可をもらわないといけません。

PREP法を使わない話し方

※以下は、PREP法を理解していない時のわたしの話し方です。

『ユーザーである〇〇さんから電話がありまして、帳票の発行が昨日までできていたのに今日になって、なぜか急に出なくなったということです。

いろいろ電話で対応していたのですが、発行中にキーキー音が鳴っていまして、代替機もないですし、今日中に発行しないといけないみたいですので、オンサイトで対応したほうがよいと思います。よろしいでしょうか?』

なんとなく、言わんとすることは分かると思います。

でも、なぜ昨日まで発行できていたのが今日はできないのか、どういう対応をして解決できなかったのかがわかりません。

話の途中が理解しづらいので、オンサイトという言葉が霞んでしまいます。

PREP法を使った話し方

では次に、PREP法を用いた話し方で書いてみたいと思います。

『ユーザー〇〇のオンサイト対応を許可願います。

状況を聞く限り、現場での部品交換が必要と判断しました。

発行に関する環境は変わっていませんが紙を吸い込みません。

又キーキー音が鳴っておりハードが原因の可能性が高いです。

代替機もなく、本日中の発行が必要とのことですのでオンサイトしたいと思います。

よろしいでしょうか。 』

どうでしょうか。

先ほどよりも、すっきりと聞こえませんか?

上記の内容を分解してPREP的に書くと、こんな感じになります。

オンサイト対応の許可依頼     → Point   結論
現場での部品交換が必要と判断   → Rsason  理由
紙を吸い込まない(環境不変)   → Example 事例1
キーキー音が鳴る         → Example 事例2
オンサイト対応の許可依頼     → Point   結論

慣れないうちは、一旦紙に書いてまとめてから話すだけでもOK。

話し方を工夫するだけで、随分と印象も変わります。

【まとめ】

いかがでしょうか。

上司を納得させるのは簡単なようで難しいもの。

自分の仕事を有利に進める為にも、上司への報告・連絡・相談時の話し方はかなり重要です。

また、PREP的話法は、プライベートでも勿論活きてきます。

数分話せばその人がどういう人かわかってしまうものですので、相手に「できる奴」と思われる為にも、普段から話す前にPREP法を意識してまとめてから話すと良いと思います。

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