『仕事の見える化』で効率UP!資料やデータの管理方法とは?

整理された机

昨今、企業は経費節減により正社員の数が減り、非正規社員が増えています。一人当たりの仕事量は増加し、結果「TO DOリスト」は増える一方という人が多いのではないでしょうか。わたしもその一人。

年末になると「来年こそは効率の良い仕事の仕方をするぞ」と意気込んで新しい手帳を購入、手帳術に関する書籍を読み漁り、毎年のように書き方を変えて実践していました。

しかし、いくら手帳の記載方法を工夫しても、肝心の作業場である「自身の机周り」が散らかっていては、作業効率は大幅に落ちてしまいます。

そこで今回は、関連書籍を読み、自身で良いと思った机周りの整理整頓について書きたいと思います。

机の上は人の頭の中と同じと言われることもあるようで、人によっては散らかっているのを見て、” 仕事が出来ないやつ ” と判断されてしまう事もあります。

どなたかの何かしらのヒントになれば幸いです。

「スポンサーリンク」

【仕事の見える化】

トヨタが実践していることで有名な「見える化」。

問題の所在を視覚化することが目的で行われており有名ですね。

わたしは自分の仕事においてもこの「見える化」は重要なことだと認識しています。

勿論、自分自身が今、どれだけの仕事を抱えているかがわかりますし、他人に今どのくらいの仕事を抱えているのかを分かってもらうこともできます。

よく、忙しいのに上司から「これやっといて」みたいな依頼を受けることがあると思います。

社会人になりたてのころは、上司に「できない奴」と思われたくない一心で、なんでも「わかりました」と受けていた自分ですが、それは結果として「不幸」を招きます。

そう、サービス残業や持ち帰り仕事です。

若いうちは、体力も気力も旺盛なので何とか乗り切ることもできますが、年齢を重ね部下を持つようになるとそんな訳にはいきません。

若い時の苦労は買ってでもした方が良いというのは「美談」としてはわかりますが、体には間違いなく「負の遺産」として蓄積されていきます。

できない言い訳ではなく、「現実」を見る為にも「仕事の見える化」はやっておくべき策と思います。

【仕事の整理整頓】

では、具体的に「どのようにしていけばいいか」ですが、まずは仕事の全体像を掴む事が大切です。

その上で、大きい仕事(時間がかかる仕事)から、小さい仕事(すぐに終わる仕事)まで、それぞれの仕事を分類していきます。

仕事の種類を「クリアファイル」で色分けする

クリアファイルは、できれば数色あると良いと思います。

目的は「仕事の種類を明確にする事」です。

わたしの場合は、仕事を「他人からの依頼仕事」か「普段の仕事」の2つに分けています。

そして後者に関しては、更に「自身で完結できるもの」か「他社に依頼し管理するもの」かの2つに分けています。

仕事の分類に関する図

他人からの仕依頼事

この仕事は、見た目的に「赤色」のクリアファイルがいいかもしれません。

急ぎである事』が、イメージとして分かりやすいと思いますので。

わたしの場合は1つの色のクリアファイルにまとめていますが、もちろん部署ごとに分けたり、依頼人ごとに分けたりしても良いと思いますので、自身の仕事によって変更してください。

因みに、クリアファイルを選んだのは、仕事に関連する書類等も一緒に挟んでおけるからです。
※挟み切れない関連資料は後ほど説明します。

普段の仕事

これは自分の中のルーチンワークです。

自分だけで完結できる仕事も勿論ありますが、他者へ振らないといけない仕事もあります。

例えば打ち合わせとか、下請けに出した仕事なんかがそれにあたりますね。

この場合は、管理という大変な仕事があるので、特に色分けが必要だと思います。

付箋に概要を記載する

付箋に記載する内容

クリアファイルには、それがどういった仕事なのか記載することが必要です。

ファイル数が増えてくると、何が何かわからなくなりますからね。

付箋に仕事の概要を書いて、表面に貼った後は外れないように簡単にテープで留めておきます。

※内容的に変更される場合もあるので、外しやすい付箋を使用します

わたしの場合、記載する内容は下記のようにしています。

 付箋の記載内容① 管理番号

この管理番号は、手帳の「TO DOリスト」と連動するようにします。

番号のつけ方は、わたしは特に気にすることなく「連番」にしています。

仕事の内容によっては、電子データでファイルを作成することもあると思いますが、どうせなら後から保存ファイルを検索しやすいように、それも連動させて管理するのはどうでしょうか。

例えば、とある仕事「A」があるとします。

その場合の「手帳」と「クリアファイルにつける付箋」と「電子データの名前」は下記で統一します。

管理番号_A

と。

管理番号を頭に持ってくるのは、請けた仕事順にデータが並ぶからです。

大塚商会が実施した調査によると、ビジネスマンが1年間に、仕事上の資料等の探し物をしている時間は、なんと

150時間

にもなるとか。

日本人の仕事の効率が何かと問題視されてきましたが、こういう無駄な時間を減らす為にも、

こういった管理番号をつけるという行為は必要かもしれませんね。

付箋の記載内容② 納期

仕事の納期は、仕事をする上で、最も大事なものです。

わたしは、どちらかというと「完ぺき主義者(自分の中で)」なので、1つ1つの仕事に時間をかけてしまいます。

勿論それ自体は良いと思いますが、それを続けていると残業をしたり、持ち帰って休みの日まで仕事をするのが常態化し、肉体的にも精神的にも潰れてしまいます。

仕事の種類にもよりますが、大抵は7~8割で一旦終了とし、納期に間に合わせることを最優先にする事が大事。

どうせ依頼者(上司など)からの修正指示は入ります。

仕事において、「納期に間に合わないのが最も信用を失う」というぐらいの認識でいるほうが良いかもしれませんね。

ということで、期限は目立つように赤文字で記載します。

後ほど書きますが、クリアファイルは立てた状態で保管し、期限の迫っているものを左側に置くようにしていくと、優先度もわかって一石二鳥です。

付箋の記載内容③ 処理時間

処理にかかるおおよその時間を、ファイル作成時に付箋に記載しておきます。

勿論、後から変更することもあると思いますが、ファイル作成時点での予測時間を記載しておきます。

これは仕事をする上で2つの効果が見込めます

1つ目は、仕事の質を高めることができる事。

仕事の中には、ルーチン的なものも多くあり、場合によっては緊張感がなくなってくることも。

そうなると仕事の質は大きく下がり時間もかかります。

これに対し、かける時間を制限すれば緊張感も生まれ、質の高い仕事をするよう集中力がアップします。

2つ目は、スケジュールを立てやすくなり、仕事がはかどる事です。

仕事にかかる時間を予測するという習慣を持つようになると、やがて自分の予測時間内に仕事を終えることができるようになります。

時間感覚が正確になってくると、1日のスケジューリングがしやすくなり、仕事の効率も上がるのです。

付箋の記載内容④ 仕事内容(案件名)

これは、他者に見られると都合がよくないものもあると思いますので、自身がわかる概要をタイトルとして記載します。

因みにこれも、手帳に書く「TO DOリスト」と連動させておく事がベストです。

手帳(スケジュール帳)のスペースも考え、簡略化したタイトルにした方が良いと思われます。

付箋の記載内容⑤ 依頼元

普段の自分の担当の仕事であれば必要ありませんが、他者からの依頼の場合は依頼人の名前や部署を書いておきます。

ここも結構重要です。

人から仕事を依頼される場合、場合によっては断らないといけない事もあります。

そのとき、依頼元をきちんと書いておく事で、断り易くなる場合が意外にあります。

例えば、それが依頼してくる人よりも上の立場の人間だったりすると効果はテキメン。

「じゃー、いいや」となります。

仕事を断ることは決して悪いことではありません。

ただ、それがきちんとした理由ならば問題ないのです。

そしてきちんと断る為にも、自分の仕事を常に把握する必要があります。

どんな人間でも、気の合う人・合わない人はいると思います。

ファイルボックス

クリアファイルで仕事を管理する方法は前述しました。

次は管理する方法です。

わたしは、基本、ファイルを立てた状態で保管します。

本立てでもいいのですが、クリアファイルは挟む資料が少ないと、立ててもぺら~んと倒れてしまうのでファイルボックスが良いと思います。

こんなヤツですね。

ファイルボックス

この中に、前述した仕事のクリアファイルを入れていきます。

ただし、何でもかんでもぶち込めばいいというものではありません。一定のルールに従って入れることが大切です。

ファイルボックスは机上に1つ

クリアファイルには、関連資料を色々と挟みたいところですが、挟みすぎると分厚くなって不格好ですし扱いにくくなります。

また、結果として入れ込めるクリアリアファイルの数も少なくなってしまいます。

ファイルボックスの数が増えては意味がありません。

結局机の上がいっぱいになってしまいます。

1つのクリアファイルに挟める資料は、せいぜい20枚ほどでしょうか。

では残りの関連資料はどうするか。

それは、別の『関連資料ファイルボックス』を用意して、先に付箋に付けた「管理番号」を書いて、机の中や下に別にして置いておきます

こうすれば机の上をスッキリ見せる事(仕事ができるヤツに見せる事)ができます。

 収納する順番を守る

仕事の内容を書いたクリアファイルは「納期」をベースに並べていきます。

その際気を付けるのは、「左に行くほど納期が近いように並べる」というルールを守ることです。

仕事には全て期限があります

仕事は前述したように、完成度はともかく期限を守ることが最優先。

余談ですが、わたしは普段使う資料も、机に収納する時は、立てて保管し、一度見た資料は左へ左へ置くように癖付けています。

こうすると、一度も使わない資料はずっと右にあるままの状態になります

ある程度時間が経っても動かない『右側の資料』は、” 要るようで要らない資料 ” なので、思い切ってすてるかpdf化して電子データとして整理します。

一時期家庭内で、物が捨てられない人に支持された「断捨離」ですが、仕事においても、この作業は必要なことだと思います。

【成果の整理整頓】

ここまで仕事の見える化の方法を書いてきました。

では、完了した仕事については、どのように管理すればいいのでしょうか。

電子データの管理

作成した企画書やレポートなどの電子ファイルは、名前の付け方が重要です。

個人的に良いと思うのは、前述したように「管理番号_案件名」とする方法。

こうすれば、管理番号順(古いもの順)に並びますしね。

他人からの依頼の場合は、もう少し情報を加えて「管理番号_案件名_依頼者」としておくと、すばやく検索できて良いかもしれません。

注意点としては、ファイル名につけられる文字数には制限があるという事。

Windowsでは最大が260文字とされています。

特に社内サーバに保管するとなると、パス部分もこの数字にはカウントされるので、あまり長居名前にはできません。

まあ、そこまで長い名前をつける人はいないかもしれませんが・・・。

関連資料の管理

ページ数の少ない非冊子の資料はスキャニングして電子データとし、関連資料フォルダを作って、その下層に「管理番号フォルダ」を設けて入れ込みます。

下図は、依頼分の仕事に対しての分類サンプルです。

” 依頼分 ” という大元のフォルダの直下に、作成した電子データを保管し、同じ階層にそれに関連する資料(電子データ)を入れるための “管理番号 ” のフォルダを配置しています。

関連資料の分類

因みに、捨てることができない、かといってスキャニングできない資料は、段ボール箱などに入れ込んで別の場所に保管します。

保管場所がない場合は、机の中に収納します。

※基本的に机の中には終わった仕事の資料は入れず、「これからの仕事に関する資料」を入れておく方が良いですが・・・。

【まとめ】

いかがでしょうか。

仕事の内容は人それぞれですので一概には言えませんが、下記の3つは共通して重要です。

1.「期限を把握すること(優先順位を意識すること)」

2.「仕事の全体量を把握すること」

3・「関連資料の捜索に時間をかけないこと」

他にもいろいろやり方はあると思いますが、わたしはこのやり方で今のところうまく仕事が回っています。

この方法が、みなさんの仕事の一部にでも参考になれば幸甚です。

ページ先頭へ戻る

「スポンサーリンク」

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする